Les logiciels de caisse sont intégrés aux ordinateurs ou aux tiroirs-caisses des entreprises. S’ils servent de caisse enregistreuse, d’autres fonctionnalités sont également disponibles et permettent d’optimiser la gestion de l’entreprise. Pour comparer les différents logiciels et trouver celui qui vous convient, découvrez les 7 principales fonctionnalités des logiciels de caisse.
Sommaire
La facturation et l’enregistrement des transactions
La première fonction d’un logiciel de caisse est d’enregistrer les différentes transactions effectuées. L’objectif ? Réussir à gérer ses transactions de manière simple, rapide et le plus efficacement possible. Dans le cas d’un commerce de détail, par exemple, un logiciel de caisse doit pouvoir scanner rapidement les articles, notamment lorsque les files d’attente s’allongent ! Certains logiciels de caisse permettent non seulement d’effectuer des ventes, mais aussi de suivre les commandes et de les enregistrer, comme pour les produits en consigne, les locations, les réparations et les transferts d’inventaire. Les factures sont enregistrées sur le logiciel de caisse et il est plus simple de faire des déductions d’inventaire. De cette manière, toutes vos factures sont stockées au même endroit et sont accessibles partout. La fonctionnalité la plus utilisée d’un logiciel de caisse est celle de la facturation, mais d’autres fonctionnalités existent !
La gestion de son inventaire
Deuxième fonctionnalité très importante des logiciels de caisse : la gestion du stock. L’inventaire est géré en temps réel et il est possible de consulter les actifs sur une période donnée. En scannant les produits dès réception, vous retrouvez une traçabilité de tous les articles et vous pouvez suivre votre stock très simplement. Vous pouvez ainsi connaître la quantité réelle des biens par rapport à la quantité supposée et en déduire quelles sont les pertes ou les vols. Dites adieu aux interminables inventaires manuels ! Avec un logiciel de caisse, vous pouvez gérer votre inventaire facilement et créer des bilans pour vos stocks. De plus, vous ne serez plus en rupture de stock : en optimisant la gestion de votre inventaire, vous pourrez améliorer la rotation de vos produits.
La gestion de plusieurs points de vente
Certains logiciels de caisse permettent aussi de gérer plusieurs magasins. Ainsi, il est possible de suivre et de gérer plusieurs points de vente (physiques ou en ligne) d’une même chaîne à partir d’un même logiciel. Il est aussi possible de partager le même système de fidélité. Même les système de tpe mobile peuvent être pris en charge pour un suivi complet de votre activité. Vous pouvez donc consulter et comparer les ventes réalisées dans chaque magasin et déterminer, si besoin, celui qui réalise les meilleurs bénéfices ou le plus de transactions. Les résultats peuvent, par exemple, être adaptés au stock. C’est une fonctionnalité très utile pour les franchises, les réseaux corporatifs ou les groupements d’achats. De plus, lorsqu’un magasin (le magasin mère) effectue un changement de prix sur des produits, celui-ci est automatiquement appliqué aux autres magasins qui en dépendent.
La communication avec les clients
La communication clientèle et la qualité du service sont deux points très importants pour le développement et l’image d’une entreprise. Les logiciels de caisse permettent d’améliorer la communication avec les clients en les informant sur les promotions, les exclusivités ou les nouveautés, par e-mail ou par notification SMS. Finie l’ère du papier, ces canaux de communications vous permettront de rester facilement en contact avec vos clients. Ces logiciels de caisse peuvent également vous permettre de repérer les clients les plus fidèles ou de créer une base de données pour les clients (coordonnées, conditions tarifaires, taux de TVA, …). Par ailleurs, les promotions enregistrées sont automatiquement appliquées par le logiciel de caisse sans autre action nécessaire.
La gestion des commandes clients et fournisseurs
Cette fonctionnalité est indispensable ! En effet, un logiciel de caisse vous permet de gérer vos commandes fournisseurs et vos commandes clients. Du côté de vos commandes fournisseurs, le logiciel vous permet de les planifier, de gérer le stock, de donner des informations à votre fournisseur, notamment si vous êtes intégré avec un fournisseur. Il est possible de changer une commande ou de l’annuler, à tout moment. Du côté des commandes clients, vous pouvez réserver des produits pour les clients qui le souhaitent. Il vous suffit de scanner l’article concerné et de l’enregistrer dans le dossier du client. Lorsque le produit est disponible dans votre stock, vous n’avez plus qu’à contacter le client pour l’informer que sa commande est arrivée. Le client vient ensuite finaliser la commande et la récupérer.
La gestion des achats fournisseurs
Une entreprise peut également réaliser des achats auprès de ses fournisseurs. Dans ce cas, le logiciel de caisse vous permet d’enregistrer et de suivre les achats réalisés par l’entreprise. Cette fonctionnalité est en lien avec les commandes fournisseurs ; elle vous aide à planifier les commandes et à gérer votre inventaire. Déterminer quelles sont les quantités minimales dont vous avez besoin dans votre stock vous permet de réduire vos coûts et de faire des économies !
Les rapports et les bilans
Finalement, les logiciels de caisse donnent la possibilité à l’entreprise d’avoir différents bilans et rapports concernant les ventes, les achats, les stocks, la comptabilité, les prix ou les clients. Les diverses activités de l’entreprise ou du point de vente sont synthétisées, par exemple sur une période donnée, afin de connaître son évolution. De cette manière, il est possible de comparer ses progressions, de faire des prévisions et d’optimiser son processus de vente. Les bilans et les rapports en temps réel sont indispensables pour les gérants et les managers d’une entreprise ! Ces 7 fonctionnalités des logiciels de caisse sont essentielles pour optimiser ses ventes et profiter d’un suivi efficace de son point de vente (ou de plusieurs magasins). Qu’il soit intégré à un tiroir-caisse ou à un ordinateur, un logiciel de caisse est une aide précieuse pour développer votre entreprise et la faire grandir !
